Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Siklus

Mungkin banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang masih belum memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Pernah saya bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan), mengenai bagaimana SIA harus diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan kali ini, saya akan membahas isi kuliah SIA dan apa yang seharusnya dipelajari mahasiswa akuntansi dalam matakuliah ini, sehingga pada akhir kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah kompetensi tertentu (dapat anda buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan ini).

Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang (retail) seperti Carrefour. Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang jumlahnya ribuan per hari dalam satu cabang, belum lagi transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang, bayangkan bagaimana anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini, satu bulan saja, cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan kemampuan akuntansi keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa bulan anda rencanakan untuk menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di sebuah Carefour, berapa tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda habiskan?

Kemudian, bayangkan ketika anda harus mengelola data penjualan susu Indomilk misalnya. Bagaimana anda berencana untuk menyimpan dan mengelola data-data tersebut?

Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di tautan ini. Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah dengan menggunakan pendekatan siklus. Siklus yang pertama adalah siklus pengembangan sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle), siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus transaksi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).

Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.

1. Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation (Pascaimplementasi).

1.1 Perencanaan (Planning)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek (dapat anda buka di tautan ini).

1.2 Analysis (Analsis)

Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini). Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).

1.3 Perancangan (Design)

Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi).

1.4 Implementasi (Implementation)

Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya.

1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)

Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.

2. Siklus Akuntansi

Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal, jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan (neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini. Mungkin pengembang sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan transaksi-transaksi ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).

3. Siklus Transaksi

Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi ini adalah pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan keterjadiannya banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam siklus adalah memudahkan kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan berbasis sistem. Contoh siklus transaksi adalah siklus pendapatan. Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk perusahaan dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan, pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft Access. File dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir (aksesibilitas tombol lebih banyak, daftar sediaan lebih informatif) dapat diunduh disini. Karena WordPress tidak mendukung untuk mengunggah (upload) file berekstensi .mdb, maka saya ubah ekstensi ke .doc. Untuk menggunakannya, ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya, bila tersedia langsung di windows explorer, langsung rename (tombol F2) Aplikasi_SIA.doc jadi Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows explorer, copy file ke direktori C:. Kemudian, pilih run di start menu, ketik cmd, kemudian enter. Setelah prompt Ms.Dos muncul, masuk ke direktori C: (bila masih masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga keluar dari sub direktori). Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc Aplikasi_SIA.mdb tekan enter.

Jika anda menggunakan Microsoft Access 2007, ketika pertama kali program ini dijalankan, akan muncul security warning, pilih options, pilih enable this content. Menu yang tersedia dalam aplikasi ini belum semuanya dapat diakses karena saya masih belum memiliki waktu untuk melanjutkan pengembangan aplikasi (versi terbaru dengan aksesibilitas tombol lebih banyak akan saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi ini sudah cukup untuk menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi, bagaimana transaksi diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam SIA, integrasi antar siklus sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dalam siklus penjualan, tombol yang dapat diakses hanya penjualan. Dalam siklus pembelian hanya tombol pembelian. Adapun tombol-tombol yang ditampilkan bertujuan untuk menunjukkan urutan siklus transaksi dalam perusahaan. Dalam siklus pengeluaran, tombol yang dapat diakses adalah pengeluaran. Dalam card, semua tombol dapat diakses, fungsi tab ini adalah tempat pengelolaan data master. Report dapat diakses semuanya.

Selamat mencoba!

Jika anda ingin mengetahui pengembangan SIA lebih lanjut, anda dapat membaca materi kuliah SIA saya di laman Kuliah SIA. Bila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan tinggalkan pesan di chatroll, komentar, atau hubungi saya melalui surel Shinji_koko@yahoo.com.

19 thoughts on “Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Siklus

  1. terima kasih pak atas materinya…
    untuk aplikasi_SIA2 nya tolong kasi tau passwordnya pak…. terimakasih

  2. Password, saya juga lupa, karena itu materi sudah lama sekali saya buat. Nanti kalau saya ingat, akan saya informasikan disini. Terima kasih.

    • Pertama, saya tidak terlalu bisa pemrograman aplikasi, saya untuk saat ini baru bisa pemrograman database dan DBMS. Kalau mau membuat aplikasi kan perlu ada interface yang user friendly dan keren. Kedua, butuh tim. Ketiga, masih belum sempat, hehehehe…

  3. Salam Sejahtera Pak Handoko.

    Saya Kusmiran, mau bertanya.

    (1) Apa pengertian dari istilah pendekatan terstruktur dan berorientasi objek?

    (2) Apa hubungannya siklus pengembangan sistem dengan pertanyaan no satu (apakah pendekatan-pendekatan dalam soal satu itu merupakan tandingan dari siklus pengembangan sistem atau berada dalam siklus pengembangan sistem)?

    Terima kasih

    • Pendekatan terstruktur dan berorientasi objek adalah salah satu pendekatan dalam perancangan database. Pendekatan yang saya gunakan adalah pendekatan RDBMS (Relational Database Management System). Namun demikian, kedua pendekatan ini tidak mempengaruhi siklus perancangan sistem maupun siklus akuntansi. Contoh paling mudah dari perbedaan kedua pendekatan ini adalah dalam perancangan tabel. Untuk lebih lanjut mengenai RDBMS dan OODb dapat anda lihat di: http://en.wikipedia.org/wiki/Object_database

      May the Force be with you

    • Maaf, untuk sementara aplikasi tersebut tidak bisa diakses publik dan sedang dikembangkan lebih lanjut. Jika ingin berdiskusi mengenai pengembangan sistem informasi akuntansi, silakan diskusi melalui weblog ini, yahoo messenger pada jam kerja, atau surel.

      Salam,

  4. Salam Pak Handoko..
    Saya Jey… Mau bertanya Pak..
    Integrasi di dalam SIA itu seperti apa pak..????
    trims Pak…

    • Hmmm, saya jelaskan integrasi dari sudut padang struktur teknologinya saja ya. Jadi, teknologi yang dibentuk berdasar siklus transaksi (revenue, expenditure, general ledger, production, human resource) diintegrasikan antar modul dan diintegrasikan juga antar bisnis (anak cabang misalnya) untuk menghasilkan informasi yang lebih menyeluruh. Jadi supaya efektif dan efisien, sebaiknya sistem informasi akuntansi itu dipecah ke modul2 yang didasarkan pada siklus transaksi. Karena siklus transaksi ini didasarkan pada transaksi yang sifatnya berulang (siklus) dan jumlahnya banyak. Misalnya revenue, dalam suatu perusahaan, siklus revenue dimulai dari adanya pemesanan barang dari pelanggan, pengambilan persediaan di gudang, pengiriman, pembayaran, – begitu terus berulang2. Misalnya juga siklus revenue di carrefour atau hypermart, dimulai dari pelanggan membeli barang dan pencatatan di POS. Begitu terus berulang2. Nah, transaksi yang sifatnya siklus dan banyak ini dikumpulkan dalam modul2 yang kemudian diintegrasikan untuk menghasilkan informasi akuntansi.
      Saya pernah membuat sampel sistemnya menggunakan Ms.Access, tapi saya tarik dari weblog.

      Semoga bermanfaat.
      Salam,

  5. salam pak HAndoko,
    saya ingin beberapa info penjelasan/tulisan tentang siklus konversi, soalnya saya browsing kesana-kemari masih sedikit literatur yang membahas secara detail tentang SIKLUS KONVERSI, jika tidak merepotkan harap di kirim via email: ariefrafs@gmail.com

    terimakasih pak, semoga ilmunya bermanfaat selalu

    • Siklus konversi ada di buku SIA. Ini siklus yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Biasanya terjadi di perusahaan manufaktur…

      Salam,

  6. Pak saya mau tanya ,,

    bapak kan sudah menjabarkan tahapan dan pengembangan SIA..

    mulai dari planing sampai implementasinya..

    bisa kasih contoh konkret nya ga pak ??

    yang diterapkan dalam sebuah perusahaa, Sistem informasi akutansi dan tahapan serta pengembangannya /

    mkasih :)

    • Contoh konkretnya banyak sekali. Misalnya Pertamina yang menggunakan ERP dengan plattform SAP. Awalnya menggunakan plattform SAP R-3 dengan biaya inisasi yang luar biasa, kemudian beralih ke MySAP sekitar tahun 2009 karena perkembangan SAP. Saat ini saya termasuk yang menggunakan SAP generasi MySAP tersebut. Keuntungan dan kelemahan dari penggunaan SIA dan pengembangan SIA bisa panjang jika diceritakan (bisa jadi satu buku tersendiri). Mungkin anda bisa mempertajam pertanyaan, apa yang anda inginkan dari ‘contoh konkret’nya? Apakah hanya contoh perusahaan apa mengembangkan apa, atau mungkin masalah dalam penerapan sistem, atau aplikasi apa yang digunakan perusahaan mana. Karena konkret di sini cakupannya luas sekali. Hampir sebagian besar perusahaan di dunia sudah menerapkan dan mengembangkan SIA, dan mungkin sebagian besar akuntan di perusahaan sudah pernah merasakan penerapan dan pengembangan SIA.

      Salam,

      • jadi begini pak maskud saya,, dari tahap siklus pengembangan sistem kan dimulai dari planning, analisis, design, impelemantasi dan pasca implementasi,
        kan penjelasan bpk di atas sudah dijelaskan bahwa apa yg ada didalam planning, anlisis, implementasi dll ,, termasuk pengertian,,
        yg ingin saya tanyakan mengenai konkretnya yaitu,

        misal Pertamina dalam tahap planning apa yg dilakukan , terus design dan seterusnya,
        jadi lebih menitikberatkan apa yg dilakukan oleh perusahaan dalam tiap tahapan,
        barangkali bisa membantu dan sdikit pencerahan pak untuk tugas saya :)

        mkasih :)

        • Sudah cek di sini?

          Saya beri juga contoh singkat.
          Untuk tahapan planning, biasanya yang direncanakan adalah:
          1. Metode pengembangan sistem yang akan digunakan (beli software jadi, in house/buat sendiri, re-engineer, dll). Setiap metode memiliki kelemahan dan kelebihannya. Pertamina untuk contoh membeli aplikasi SAP + konsultan yang membuatkan aplikasi tersebut. Kelemahannya, kita jadi bergantung pada vendor aplikasi SAP tersebut.
          Dalam pengembangan SAP, Pertamina menggunakan metode vanilla pada awalnya. Apa itu? Cek di sini.
          2. Penyiapan infrastruktur IT. Untuk penerapan SAP, diperlukan infrastruktur IT yang luar biasa. Server yang luar biasa besar kapasitasnya, komputer dengan teknologi tinggi. Bagaimana persiapan infrastruktur perlu direncanakan dengan baik. Contoh di Pertamina, untuk PC user digunakan intel core i5 yang kemampuan pemrosesannya tinggi. PC ini sewa dari pihak ketiga dan tidak dibeli, terkait dengan biaya investasi dan pencatatan aset nantinya. Kebijakan semacam ini (biaya investasi IT, sewa atau beli) perlu direncanakan dengan baik.
          3. Durasi & biaya penerapan. Seberapa besar biaya, melibatkan fungsi apa saja, berapa lama. Dalam tahap ini biasanya digunakan Gantt Chart sebagai alat bantu. Contoh gantt chart ada di tautan kuliah SIA. Smapai sekarang untuk penganggaran biaya saya juga masih menggunakan gantt chart. Lama penerapan, melesetnya target waktu penerapan tentu akan berdampak ke biaya yang besar.
          4. Perubahan budaya atau tata kerja dan proses bisnis. Perubahan dalam sistem bisa mempengaruhi struktur organisasi dan tata kerja. Misalnya, penerapan SAP generasi MySAP memerlukan fungsi baru yaitu SPC (Shared Processing Center) yang tugasnya memroses dokumen-dokumen misalnya untuk modul FI (Finance). Sebelum penerapan MySAP, fungsi SPC tidak ada, semua pemrosesan dokumen keuangan dilakukan di fungsi keuangan. Dengan adanya fungsi SPC ini tentunya akan muncul isu tenaga kerja. Apakah SPC direkrut sebagai pegawai atau cukup outsource dari pihak ketiga saja.
          5. Penyiapan Sumber daya. Biasanya, orang yang lebih tua cenderung enggan untuk melakukan perubahan. Selain itu, perubahan sistem memerlukan penguasaan skill baru bagi para user. Bagaimana kita akan membuat pelatihan sistem baru, mengubah budaya dan paradigma orang perlu direncanakan dengan baik. Perubahan paradigma merupakan hal yang paling sulit. Penanaman bahwa bagaimana teknologi baru akan mendukung kinerja memerlukan waktu yang cukup lama dengan metode yang berbagai macam.
          6. Kemungkinan masalah dan pengembangan lanjut. Metode penerapan akan berdampak pada isu troubleshooting. Contoh yang paling terkenal adalah pengembangan SAP di Garuda Indonesia, saat itu terjadi system error dan membuat penerbangan terhenti selama beberapa hari (berita bisa dicari lagi di google). Bagaimana mengatasi hal ini harus direncanakan dengan baik. Selain itu, sistem informasi sifatnya dinamis dan terus berkembang. Pengembangan lanjut jika bisa direncanakan, perlu direncakanan dengan baik.

          Tahap planning jika dituliskan bisa sepanjang ini. Jika dilengkapi contoh yang detail, bisa lebih panjang lagi. Biasanya ini dijelaskan dalam 2 pertemuan di mata kuliah SIA. Terbayang kan, berapa panjang jika saya jelaskan semua secara detail.

          Semoga bermanfaat.
          Salam,

  7. terima kasih banyak pak atas materi dan penjelasannya :)

    sangat bermanfaat tentunya buat saya …
    semoga bisa berdiskusi kembali dengan bapak..

    terima kasih :)

  8. salam kenal… wah ziip banget nih blog, jadi mikir kapan ato gimana cara mas handoko ngatur waktu bikin blognya sambil mikirin kerjaan ya??? sayang aplikasi acces sia nya udah dihapus , kyk nya blognya nyindir ane mas, akuntan yang dipaksa oleh kerjaan untuk jadi programmer…hehehe^^ dan kebetulan juga baru saja menyelesaikan aplikasi SIA dgn interface vb classic dgn lebih memilih acces sbg databasenya (dgn pertimbangan kelebihan n kekurangan dibanding sql server atau mySql). walaupun dah kelar sampai laporan keuangan tapi ane merasa masih sangat sederhana dan masih butuh banyak wawasan… mungkin sebaiknya ane wajib banyak nanya mas handoko ini klu punya waktu luang… Terima kasih atas tulisannya, sangat bermanfaat.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s