Dasar-dasar perancangan SIA

Dasar-Dasar Perancangan SIA

Yohanes Handoko Aryanto, SE

1. Pendahuluan

1.1 Definisi SIA

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan struktur dan proses berbasis teknologi informasi yang bekerja bersama-sama dalam mengolah data-data transaksi menjadi informasi akuntansi yang berguna untuk tujuan tertentu.

1.2 Tujuan SIA

Suatu sistem informasi akuntansi atau sistem informasi apapun, biasanya dibuat untuk tujuan tertentu. Empat tujuan utama dibangunnya SIA adalah efisiensi, efektifitas, pengendalian, dan senjata strategik.

Efisiensi dan efektifitas berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas pengolahan data menjadi informasi, penggunaan informasi yang dihasilkan SIA untuk pengambilan keputusan yang efisien dan efektif, juga penggunaan informasi untuk efisiensi dan efektifitas perusahaan.

Pengendalian adalah tujuan penting digunakannya SIA dalam dunia bisnis dewasa ini. Pengendalian input dan pemrosesan data untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan bebas dari fraud adalah suatu hal yang sangat penting.

Senjata strategik adalah suatu tujuan yang berkaitan dengan keunggulan kompetitif. Bila sebuah perusahaan memiliki SIA yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, maka manajemen sudah memiliki keunggulan kompetititf. Berdasar informasi ini, manajemen bisa mengambil suatu keputusan untuk kepentingan strategi.

SIA menjadi senjata strategik dan merupakan keunggulan kompetitif, karena belum tentu setiap perusahaan memiliki SIA dengan kualitas yang sama.

1.3 Keyword SIA

1.3.1 Struktur.

Struktur SIA terkait dengan teknologi adalah Database sebagai fondasi SIA, dan aplikasi SIA sebagai komponen utamanya.

SIA sendiri bisa diurai kedalam subsistem, dimana subsistem ini adalah komponen pembangun SIA yang memiliki fungsi yang dapat berdiri sendiri. Komponen ini adalah Transaction Cycle. Beberapa buku mengurai subsistem SIA kedalam Revenue Cycle, Expenditure Cycle, General Legdger Cycle, Production Cycle, dan Human Resource Cycle.

SIA diurai kedalam lima subsistem diatas, karena kelima susbsistem diatas merupakan fungsi-fungsi utama dari kegiatan akuntansi, dan dapat diintegrasikan untuk membentuk laporan laba-rugi, perubahan modal dan neraca yang merupakan hasil akhir dari SIA.

Dalam sebuah perusahaan, biasanya kelima subsistem SIA mewakili suatu departemen. Walaupun dalam kenyataan, banyak perusahaan yang memecah lagi fungsi akuntansi dalam departemen yang lebih kecil dan mewakili fungsi tertentu saja, misalnya departemen account payable.

Setiap departemen dan manajemen yang menjadi bagian dari SIA, termasuk dalam struktur SIA juga. Bagaimanapun, struktur teknologi pasti digunakan oleh struktur manajemen, dan struktur manajemen ini bisa mempengaruhi struktur SIA.

1.3.2 Proses

Proses dalam SIA adalah proses yang biasanya digambarkan dalam aliran data (data flow) atau flowchart.

Proses dasar dalam SIA adalah proses yang dimulai dari terjadinya transaksi, memasukkan transaksi ke dalam aplikasi SIA, posting ke buku besar, neraca saldo, kemudian disusun secara otomatis menjadi laporan perubahan modal, laba/rugi, dan neraca. Biasanya, dalam kenyataan proses ini menjadi sangat kompleks.

1.3.3 Teknologi

Dalam bagian struktur, telah dibahas bahwa fondasi SIA adalah database.

Sebuah paket software yang berfungsi untuk mengelola database disebut dengan DBMS (Database Management System). DBMS ini bisa digunakan untuk menciptakan aplikasi SIA. Salah satu contoh DBMS adalah Microsoft Access.

DBMS biasanya terdiri dari beberapa komponen utama yaitu, database engine, tabel, data dictionary/repository, query generator, form, report writer, application generator, integrasi dan komunikasi data, dan keamanan.

Database engine adalah suatu alat pemroses dan pengelola data. Tabel adalah database, yaitu suatu tempat dimana data disimpan. Data dictionary adalah kumpulan data mengenai data. Query generator adalah alat pemroses data, atau suatu alat yang digunakan untuk mengelompokkan, mengolah, dan mengelola data dalam tatanan tertentu, sehingga data dapat menjadi informasi. Query generator ini berbasis SQL (Structured Query Language), suatu bahasa yang umum digunakan dalam database. Form, adalah tempat dimana end-user menginput data. Sebuah form dalam DBMS digunakan untuk membatasi akses end-user terhadap sistem secara keseluruhan. Report writer adalah suatu alat yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diolah dalam query generator, atau yang disimpan dalam tabel. Application generator adalah suatu alat yang digunakan untuk mengumpukan seluruh komponen sehingga menjadi aplikasi utuh yang bisa digunakan oleh end-user. Integrasi dan komunikasi data adalah komponen yang digunakan untuk mengintegrasikan data yang berada dalam aplikasi terpisah. Contoh: untuk mengintegrasikan susbsistem SIA, sehingga menghasilkan laporan perubahan modal, laba/rugi, dan neraca.

Microsoft Access adalah suatu DBMS yang powerful, murah, ada dimana-mana dan cukup mudah digunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi.

1.3.4 Data – Informasi.

Suatu sistem informasi pasti melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Tetapi data yang diolah belum tentu menjadi suatu informasi. Untuk bisa menjadi informasi, suatu data harus diolah dan bisa memiliki arti bagi pengguna. Untuk SIA, data-data transaksi harus diolah dan diatur dalam suatu tatanan tertentu sehingga memiliki arti bagi pengguna.

1.3.5 Integrasi

Pada suatu bisnis berskala besar, diperlukan pemecahan SIA ke dalam subsistem-subsistem untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan data transaksi yang berulang dan frekuensi terjadinya tinggi. Sebagai contoh, bagian penjualan bertugas mengelola data-data transaksi yang berkaitan dengan penjualan, bagian penggajian bertugas mengelola data-data transaksi yang berkaitan dengan penggajian. Data-data transaksi yang terpecah dalam subsistem-subsistem ini perlu diintegrasikan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan utuh, sebagai hasil akhir dari SIA. Integrasi ini memerlukan teknologi jaringan komunikasi dan perancangan arsitektur SIA yang baik.

1.3.6 Pengendalian

Akuntansi diperlukan untuk pertanggungjawaban eksternal dan pengambilan keputusan internal. Kedua hal ini memerlukan kebenaran informasi, apalagi bila menyangkut struktur pendanaan yang kompleks dan skala bisnis yang besar. Untuk menghasilkan informasi yang benar dan bebas dari fraud, diperlukan suatu pengendalian dalam struktur maupun proses SIA yang terintegrasi.

Akuntansi sendiri merupakan suatu pengendalian dan hal ini tercermin dalam sistem double entry.

1.3.7 Subsistem SIA

Modul ini membahas Subsistem SIA pada perusahaan ritel yaitu, Revenue Cycle, Expenditure Cycle, Inventory Cycle, Investment Cycle, dan Human Resource Cycle. Pembagian ini berdasarkan pada fungsi utama yang terdapat dalam perusahaan ritel.

Untuk perusahaan lainnya, pasti juga akan memiliki Revenue, Expenditure, dan Human Resource Cycle. Khusus untuk perushaan manufaktur, pasti akan memiliki production cycle. Perusahaan jasa hanya akan memiliki revenue, expenditure dan general ledger cycle.

Secara umum, transaction cycle dalam struktur SIA sangat berguna dalam pengendalian dan efisiensi input data yang nantinya akan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Berikut ini pembahasan singkat mengenai Subsistem SIA di perusahaan ritel.

Perusahaan ritel pasti akan mengelola Revenue (pendapatan), Expenditure (pengeluaran atau biaya), Inventory (Sediaan – khusus ritel), Investment (investasi, terkait modal dan aset), dan Human Resource (terkait penggajian, pensiun). Untuk bisnis ritel berskala besar, akan lebih efektif dan efisien bila pengelolaan perusahaan dipecah dalam lima subsistem diatas, apalagi setiap subsistem bisa menghasilkan informasi yang dapat berdiri sendiri. Sebagai contoh, pengelolaan Revenue. Entry data penjualan sudah terotomatisasi dalam sistem Point of Sale. Dimana setiap terjadi penjualan, sistem akan secara otomatis mencatat pengurangan sediaan, mencatat penjualan, jumlah kas masuk, dan cost of good sold. Hasil dari data penjualan ini, dapat diolah menjadi laporan penjualan yang berdiri sendiri, dan dapat diintegrasikan dengan subsistem lainnya untuk membentuk laporan laba/rugi dan neraca.

2. Kemampuan dasar dalam perancangan SIA

Untuk bisa merancang dan melakukan analisis SIA, maka seseorang memerlukan kemampuan logika akuntansi, konsep peracangan DBMS, dan kemampuan menerjemahkan logika akuntansi kedalam konsep perancangan DBMS.

2.1 Logika Akuntansi.

Logika dasar dari akuntansi adalah persamaan akuntansi, yaitu aset = kewajiban + modal. Persamaan dasar inilah yang mendasari penyusunan laporan laba/rugi, perubahan modal, dan neraca yang merupakan hasil akhir dari SIA.

Selain persamaan akuntansi, perlu dipahami juga aliran data dari transaksi, jurnal, buku besar, neraca saldo, hingga menjadi laporan laba/rugi, perubahan modal, dan neraca.

2.2 Perancangan DBMS

Tahapan awal dalam perancangan DBMS adalah penentuan Entitas, Atribut, dan Relationship. Ketiga hal ini merupakan dasar perancangan database dan akan sangat dipengaruhi oleh business rule.

Dalam perancangan DBMS untuk membangun aplikasi SIA, maka business rule adalah segala macam kebijakan akuntansi, pengendalian akuntansi, dan sistem akuntansi.

Setelah Entitas, Atribut, dan Relationship ditentukan, maka tahap selanjutnya adalah merancang ER-Diagram. Setelah merancang ER-Diagram, tahap selanjutnya adalah melakukan normalisasi.

Setelah melakukan perancangan database, maka tahap selanjutnya adalah pembuatan query. Query ini digunakan untuk mengolah data-data yang tersimpan dalam table-tabel sehingga menghasilkan informasi. Bahasa yang digunakan untuk mengolah query adalah SQL.

3. Penerapan Logika Akuntansi dalam DBMS

3.1 Alur Proses Akuntansi

3.2 Chart of Account

Chart of Account sangat berguna dalam pembuatan query untuk menghasilkan laporan keuangan. Chart of Account ini merupakan satu dari 3C dasar pembangunan SIA (Chart of Account, Currency, Calendar).

Secara umum, akun dikelompokkan dalam lima kategori yaitu, Aset, Utang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelima akun ini memiliki kode induk akun, dalam modul ini, Aset diawali dengan 1, Utang 2, Modal 3, Pendapatan 4, dan Biaya 5. Pengelompokan akun dalam grup ini, akan memudahkan pembuatan query untuk menghasilkan laporan keuangan.

3.3 Subsistem SIA

Dalam SIA, Subsistem SIA sangat berguna dalam efisiensi input data transaksi (apalagi jika transaksinya berulang & frekuensinya tinggi). Selain itu, subsistem ini bisa menghasilkan laporan yang berdiri sendiri dan berguna untuk pengambilan keputusan.

Berikut contoh Subsistem SIA di perusahaan ritel.

Subsistem ini dapat digunakan sebagai dasar pembuatan modul aplikasi SIA. Sebagai contoh, dari Revenue Cycle bisa dibuat modul penjualan dan cash receipt. Modul penjualan dan Cash Receipt ini digunakan untuk departemen penjualan. Bagian entri data, bertugas mengentri data transaksi penjualan, dan akuntan melakukan pengecekan piutang yang jatuh tempo, memposting jurnal terkait revenue ke modul buku besar. Hasil dari entri data transaksi di bagian penjualan, nantinya bisa menghasilkan laporan penjualan dan bisa diintegrasikan dengan subsistem lainnya untuk menghasilkan laporan keuangan.

3.4 Input Data

Untuk efisiensi & efektifitas penginputan data transaksi yang sifatnya berulang dan frekuensinya tinggi, maka SIA harus dirancang sesuai dengan trasaction cycle yang ada dalam perusahaan. Berikut contoh analisis perancangan SIA dalam contoh perusahaan ritel. Untuk revenue cycle, SIA harus bisa menampung data No Invoice, Tanggal Transaksi, Nama Barang, Jenis Barang, Jumlah Barang, Harga Jual, dan Jenis Pembelian Tunai/Kredit. Bila data-data tadi dibuat dalam tabel, maka hasilnya adalah:

Tabel Penjualan

No Invoice	Tanggal Transaksi	Nama Barang	Jenis Barang	Jumlah Barang	Harga Jual	Tunai/Kredit
11/xx/11	12/12/12	Buku	Alat tulis	10	3000	Tunai
11/xx/22	12/12/12	Pensil	Alat tulis	5	2500	Tunai
12/xx/11	12/12/12	Lifebuoy	Sabun mandi	1	5000	Kredit

Tabel penjualan diatas masih belum memenuhi bentuk normal kedua (2NF) dan masih terdapat redudansi data. Oleh karena itu, tabel penjualan ini perlu dinormalkan. Hasil normalisasinya adalah sebagai berikut:

Tabel Penjualan

No Invoice	Tanggal Transaksi	Kode Barang	Jumlah Barang	Harga Jual	Tunai/Kredit
11/xx/11	12/12/12	1A	10	Rp3000	Tunai
11/xx/22	12/12/12	1B	5	Rp2500	Tunai
12/xx/11	12/12/12	2 S	1	Rp5000	Kredit

Tabel Sediaan

Kode Barang	Nama Barang	Jenis Barang	Jumlah Barang	Cost	Supplier	AlamatSupplier
1A	Buku	Alat tulis	10000	Rp1000	Koko	Jogja
1B	Pensil	Alat tulis	200000	Rp2000	Alva	Batam
2S	Lifebuoy	Sabun mandi	30000	Rp4000	Anjar	Jakarta

Setelah tabel penjualan memenuhi bentuk normal (tabel sediaan belum), maka tahap selanjutnya adalah membuat otomatisasi penjurnalan, sehingga setiap kali terjadi penjualan, end-user hanya perlu mengentry data kedalam tabel penjualan, tapi secara otomatis penjualan akan bertambah seiring dengan bertambahnya kas/piutang. Cara mengotomatisasikannya adalah (dalam Microsoft Access), menambahkan satu field tersembunyi yang diberi default value ‘kode akun penjualan’ dalam chart of account. Kemudian, mengubah field tunai/kredit sehingga hanya berisi pilihan kas/piutang. Bila transaksi penjualan selalu tunai, maka field ini diperlakukan sama dengan field kode akun penjualan yang tersembunyi, bedanya field ini diisi dengan kode akun kas.

Selain mencatat penjualan dan kas, sistem penjualan yang terintegrasi dengan sediaan akan secara otomatis juga mencatat pengurangan sediaan dan cost of good sold.

3.5 Query

Untuk menghasilkan laporan keuangan, maka data-data transaksi yang sudah diinput dalam sistem, harus diintegrasikan dan diquerykan. Kunci pengolahan query ada pada kode akun dan tanggal transaksi. Berikut logika query:

Dalam gambar diatas, dapat dilihat bahwa data-data transaksi dikelompokkan dalam query-query utama akuntansi yang digunakan untuk membentuk laporan keuangan. Pengelompokan ini berdasarkan grup kode akun.

Dibawah ini adalah query yang digunakan untuk membentuk laporan Laba/Rugi, dan query LR yang digunakan sebagai input untuk perubahan modal yang nantinya akan masuk ke neraca.

Sedangkan dibawah ini adalah query yang digunakan untuk membentuk Neraca:

Query-query diatas selain dikelompokkan berdasar kode akun, juga perlu dikelompokkan berdasar tanggal transaksi. Fungsinya adalah menghasilkan laporan keuangan pada periode tertentu atau pada tanggal tertentu. Misalnya: laporan laba/rugi bulan januari tahun 2008. Data-data yang masuk ke laporan ini dibatasi dengan grup kode akun Pendapatan dan Biaya, juga tanggal transaksi pada bulan januari 2008.

————————————————-The End? ———————————————-